これは、見落としがちです非常に大切です。
パソコン、インターネットを使い始め、いろいろなファイルを作ったり、ダウンロードしたり。
するといつの間にかパソコンの中がごちゃごちゃになって、「あれ？あのファイルどこにあるんだっけ？」と探すこと1時間・・・結局見つからない。
何を隠そう、これは以前の私の話です。
「パソコンを使い始めた時に、最初に整理について聞いておけば時間を無駄にしなくてよかったのに！！」
私のように後悔する前に、あなたはファイルを整理する方法を学んで、人生の時間を失わないようにしてください。
| 得られる結果 | パソコン内の整理整頓方法がわかり無駄な時間を失わなくなる |
|---|---|
| 費用 | 無料 |
| 要否 | 必須 意識しないと後で大変 |
■目次
・パソコンの中がぐちゃぐちゃ＝命を捨てている
・パソコンの中がきれい＝頭の中も整理された仕事ができる人
・ルールはたったの3つだけ
・「フォルダ」と「ファイル」
・寿命を無駄にしない3つのマインドセット
・最後はあなたのルールを作る
■パソコンの中がぐちゃぐちゃ＝命を捨てている
パソコンを使っていると、どんどんファイルが増えていきます。
カメラで撮った写真をパソコンに取り込んだり、インターネットから画像や音楽をダウンロードしたり、学校や会社用のレポートを作成したり。
このように増えていくファイルを、何も考えずに適当にパソコンにためていくと、次第にパソコンの中はぐちゃぐちゃになっていきます。
そうすると、必要なファイルを探すときになかなか見つからなくなります。
見つからずにイライラしてストレスをためながら、貴重な人生の時間を失ってしまいます。
そして果ては、関係ないファイルに気を取られて全く関係ないことを始めたりします。
掃除中にマンガを見つけて、読み始めたら夜になっていたという子供と同じパターンです。
例えばよくあるのは、とりあえずデスクトップ（パソコンを開いて最初に出てくる画面）にすべてのフォルダやファイルを配置していくことです。
これをやっていると、最終的にはデスクトップがゴチャゴチャになって、目的のファイルを探してもすぐに見つけられなくなります。
他には、「とりあえず音楽はミュージックフォルダ、画像はピクチャフォルダに入れとくか♪」と、少しは気を使って種類別に分けている人も多いです。
ですが、このやり方も最初のうちはいいですが、ファイルが増えてくるともうだめです。
「あの旅行の時の写真どこに入れたっけ。」
ピクチャフォルダの中を探し始める
・・・5分経過
「うーんないな。もしかしてピクチャじゃなくてムービーに入れたっけな。」
ムービーフォルダを探し始める
・・・5分経過
「あれ、やっぱデスクトップのどっかに入れたっけ。」
デスクトップ上を探し始める
・・・5分経過
「もしかしてパソコンにいれてない？うーん。あれ？何このファイル！？」
関係ないけど面白いファイルを発見
ネットサーフィン開始
・・・1時間経過
結局写真は見つからない。
こういうことがよくあります。
はい。まさに昔の私です。
このような状態になると、私たちが何かパソコンでやりたいことをやろうとするたびに、必要なファイルを探すだけで時間を取られてしまいます。
あなたがまだパソコンを使い始めたばかりだと、なかなか実感できないかもしれません。
ですが、何も意識せずにパソコンを使っていると必ずこのようになってしまいます。
1つのファイルを探すだけで何分も時間がかかっていては、せっかくパソコンやインターネットで生活を便利にして時間を短縮できても、その分がおじゃんになって意味がなくなります。
例えば、1つのファイルを10秒で見つけられる場合と、3分見つけられる場合を比較してみましょう。
1日に3回ファイルを探すとすると、1日で8分30秒、年間で約52時間の差が生まれます。
これは恐ろしいことです。
ファイルを整理していないだけで、2日以上の時間を無駄に捨てることになってしまいます。
しかも時間を捨てるだけでなく、ファイルが見つからないとストレスが溜まりますから、健康にもよくありません。
これは2日分の命を物理的に捨てながら、しかも健康寿命を削っているのと同じです。
パソコンの中を整理しない＝命を捨てている
大げさでもなく実際その通りなのです。
■パソコンの中がきれい＝頭の中も整理された仕事ができる人
よく、「その人のデスクの上を見ればその人が仕事ができるかわかる」と言われます。
これは、机の上が整理されている人は頭の中も整理されている。
だからこそ仕事もきっちりとできるエリートであると評価されるわけです。
パソコンの中も同じだと言えます。
机が整理されている人は、たいていパソコンの中も整理されています。
つまり、頭が整理されていて仕事ができる人です。
仕事では契約書類や、プレゼンテーション資料など、プライベートで使うよりもさらに多くのファイルを探して使うことになります。
ファイルを探すたびに3分もかかっているような人は、当然その分本来の仕事をする時間が減ります。
つまり、物理的な意味でも仕事をしておらず、まさに仕事ができない人なわけですね。
私たちは、本能的にこれを感じ取りますし、特に仕事ができる人、人の上に立つエリートたちはこのことを意識上でも認識しています。
なので、上司があなたのパソコンのデスクトップを「ちらっ」と見たときにきれいに整頓されていたり、「あの時のファイル今開ける？」と聞かれたときに、一瞬で探し出して「これですか」と見せられれば、それだけで上司の評価がアップします。
パソコンを整理したあなたは、ファイルを探すのに毎回3分かかる同僚に着実に差をつけて、しまいには部下にすることもできるのです。
そして、もし、今あなたの頭の中や机の上が散らかっていたとしても、パソコンの中の整理を始めると、自然に頭の中や机の上も整理されていきます。
これはフラクタルという現象・心理学で説明できるのですが、実際パソコンの中を整理し始めると、机も整理したくなります。
そして気づいたら頭の中もすっきり整理されているのです。
■ルールはたったの3つだけ
「パソコンの中を整理する重要性はわかりました。でもなんだか難しそうです。ここまで読んでいても勝手に頭が整理されてくるとか、だんだん話が大きくなってきたし・・・。」
大丈夫です。安心してください。
実はパソコンの中を整理して、あなたが仕事ができるエリートだと思われ、人生の時間の無駄をなくすためのポイントは「たったの3つ」しかありません。
この3つのポイントだけ覚えておけば、あなたは何も考えず自動的にパソコンの中をきれいな状態で保つことができます。
というわけで、早速その3つのポイントに移りたいところですが、その前に「フォルダ」と「ファイル」について解説しておきます。
あなたが「そんなのすでに知ってる！」という場合はスキップして、3つのマインドセットに進んでください。
■「フォルダ」と「ファイル」
あなたがある部屋に入ったと想像してください。
その部屋にはたくさんのものがちらかっています。
サッカーボール、スプーン、携帯電話
レゴ、水筒、プラモデル、ぬいぐるみ、キャラクターカード
将棋、包丁、プラモデル、バスケットボール
人形、まな板、オセロ、野球ボール
スパイク、ノート、パソコンの箱
グローブ、本、やかん、カバン、机、人形
このとき、部屋が「パソコン（の中）」、それぞれのものが「ファイル」に相当すると考えてみてください。
あなたの部屋を見渡せば、上にあげた以上にたくさんの種類のものがあると思います。
それと同じく、パソコンの中には画像や写真、音楽、テキストファイル、ワードなどアプリが作るファイルや動画など様々なファイルがあります。
そして、パソコンの中が整理されていないというのは、部屋が散らかっているのと同じです。
さて・・・
あなただったら、この部屋をどう整理しますか？
おそらく
まずは種類別に分ける
のではないでしょうか。
例えば、上の例なら「スポーツ用品」、「おもちゃ」、「ゲーム」、「キッチン用品」、「生活用品」、「筆記用具」などに分けられそうです。
そして、例えば「赤い箱にはおもちゃ」、「青い箱にはキッチン用品」、「緑の箱には筆記用具」など、種類ごとに箱や押入などに分けて収納することで、家の中は整理されていきます。
このように、関連するものを分けて、それぞれをまとめて入れておく入れ物に相当するのが「フォルダ」です。
Windowsだと以下の画像のようなものです。
フォルダは、作りたいフォルダ内の何もないところでマウスを右クリックして「新規作成」⇒「フォルダ」をクリックすると作成することができます。
そして、出来上がったフォルダを右クリックして「名前を変更」をクリックすると、フォルダの名前を変えることができます。
ちなみにファイルも同じく右クリックして「名前を変更」をクリックすると、名前を変えることができます。
フォルダやファイルを移動するには、移動したいものを「クリックしたまま」移動先までもっていき、そこで「クリックを離す」、ドラッグアンドドロップという操作で行うことができます。
削除したいときは、同じく右クリックして「削除」をクリックするか、ドラッグアンドドロップで「ごみ箱」に持っていくと削除できます。
ただし、フォルダもファイルも、開かれた状態では名前の変更や移動、削除はできません。
名前の変更や移動、削除をしようとした際に、エラーが出た場合は開かれているということなので、閉じてから変更や移動、削除しましょう。
この辺りは文字で読んでもイメージしにくいと思うので、まずはいったんやってみてください。
そして、フォルダは階層状に作ることができます
例えば、「ピクチャ」フォルダの中に、「〇月〇日の旅行の時の写真」というフォルダがあったり、「これまで撮った風景写真」というフォルダを作ることができますね。
「ミュージック」フォルダの中に「ジャズ」と「クラシック」というフォルダがあって、「クラシック」フォルダの中はさらに「ショパン」、「モーツァルト」、「ベートーヴェン」・・・フォルダに分かれている。
こういう風に作ることもできます。
これは家の中でキッチンに「キッチン用品」があって、その中でも「調理器具」、「掃除道具」、「食器」などに分かれるのと同じイメージです。
そして、どうやってフォルダを分けるかは自由です。
例えば「旅行」というフォルダの中に「〇年〇月〇日ｘｘ旅行」というフォルダがあって、その中にその時の写真とかビデオとかを全部まとめておく。
こういうやりかたもありです。
この分け方のポイントは後で説明します。
大事なのは「関連するものをまとめる入れ物がフォルダ」で、フォルダは階層状に作ることができるということです。
そして、家の中にある様々なものがランダムにカオス状態で置かれていたら生活が成り立たないのと同じで、パソコンの中にあるファイルも、フォルダを使ってまとめて整理しないと寿命がいくらあっても足りないということです。
■寿命を無駄にしない3つのマインドセット
では、パソコンの中を整理するためにはどうすればよいのか。
最初にも書いた通り、大事なポイントは3つしかありません。
しかもすごく簡単です。
実行するのに難しいことをする必要は一切ありません。
簡単便利なパソコン整理のマインドセットです。
あなたは、この簡単なマインドセット3つを覚えて機械的に実行していれば、パソコンの中をきれいに美しく整頓された状態で保つことができます。
私も意識しているのもこの3つだけです。
その3つのマインドセットとは
1．頭の中のカテゴリで分ける（フォルダ）
2．先頭に8桁の日付をつける（フォルダ、ファイル両方）
3．思い出すためのキーワード（アンカー）をつける（両方）
です。
1．頭の中のカテゴリで分ける（フォルダ）
Windowsには標準で「デスクトップ」、「ドキュメント」、「ピクチャ」、「ミュージック」、「ムービー」・・・という最上位階層のフォルダが用意されています。
ですが、だからと言って、写真とビデオとテキストをそれらのフォルダに分けなければならないわけではありません。
例えば、あなたがとにかく旅行が大好きでしょっちゅう出かけていて、写真やビデオは撮りまくるし、ホテルや飛行機のチケットの履歴、旅先で書いた日記なども残しているとしましょう。
このとき「ピクチャ」の中に「旅行」フォルダを作って写真を入れ、「ドキュメント」の中に「旅行」フォルダを作ってそちらに日記を入れる。
こんなことをしていると、おそらく次第にごちゃごちゃになっていきます。
なので、あなたが旅行が好きなのであれば、一番上の階層として例えばデスクトップに「旅行」フォルダを作るのがいいと思います。
そして、その中に各旅行のフォルダを別々に作って、各旅行で撮った写真やビデオ、メールのPDFやその時書いた日記などをすべて入れておく。
この方がいいでしょう。
後から見たいときは、「あの旅行の写真が見たい」とか「あの時の日記を見返したい」となるでしょうから、このように作成しておく方がすぐにお目当てのファイルにたどり着けると思います。
このように、あなたの頭の中で物事がどうやって分けられているかに合わせてフォルダを作っていく方が、後からわかりやすく、探しやすくなります。
なので、フォルダをどう作っていくかは人によって異なります。
私の場合は、Webサイトをいくつか持っているので、「MySites」フォルダがデスクトップにあって、その中に各サイトに対応するフォルダがあり、その中に各サイトに関連するファイルは画像から音声から動画からテキストまですべて入っています。
一方で、ミュージックのフォルダも使っていて、「English」とか「クラシック」とか「JPOP」に分かれていて、「English」はさらに教材ごとのフォルダに分かれていて、その中にリスニング用の音声教材が入っていたりします。
このように、あなたの頭の中で物事がどう分かれているかに基づいて、パソコンの中をどうやって整理しておくとファイルを探しやすいか、新しく入手したファイルを分けやすいかを考えてみて下さい。
そして、それに従ってフォルダを作り、今パソコンの中にあるファイルをいったん分けてみるのがいいです。
そうすると「こういう分け方の方がいいな」というアイディアがどんどん出てきます。
そして、パソコンを使い続けていくうちに、当初の想定とは全く違ったカテゴリーのファイルが増えていくのはよくあることです。
これは心配する必要はありません。
フォルダは移動することもできますから、あとでフォルダの分け方を変えることもできます。
あまりガチガチに考えず、最初は頭の中の整理のつもりで頭の中のカテゴリーに合わせてフォルダを作っていきましょう。
2．先頭に8桁の日付をつける（フォルダ、ファイル両方）
次に重要なことが、フォルダやファイルの名前の先頭に8桁の日付を入れておくことです。
例えば、「旅行」フォルダを作って、その中に旅行の時の写真や日記などを入れていくとしましょう。
この時、各旅行のフォルダに日付が入っていなかったらどうでしょう。
大体の場合（経験上）以下のようになります。
「京都」、「京都１」、「京都２」、「鎌倉」、「ケアンズ」、「ケアンズ１」、「ロサンゼルス」、「カリフォルニア」、「ポルトガル」
こうなると、あとから見たときにいつの旅行なのかわかりませんし、同じ場所に何回も行くと見分けがつかなくなります。
なので、各旅行のフォルダの先頭には必ず8桁の数字を付けます。
ここで、わざわざ8桁と指定しているのは意味があります。
まず8桁とは「20171201」のように年を4桁、月を2桁、日を2桁でつなげた8桁の数字です。
大事なのは、必ず「8桁にそろえる」ことで、1月や2月、5日や7日など、月や日が1桁の場合、必ず0を付けて2桁にすることです。
「2017121」のようにしてしまうと、1月21日なのか、12月1日なのか判別不能になります。
また、Windowsではフォルダやファイルは名前で整列されます。
この時、数字の桁が異なっていると整列の順番がおかしくなります。
例えば「2017121_京都旅行_花子さんと」と「20161212_京都旅行_太郎さんと」というフォルダがあったとしましょう。
この場合、本来は2016年の旅行である「20161212_京都旅行_太郎さんと」が先に来てほしいはずです。
ですが、Windowsは先頭についている数字が日付とは解釈してくれず、数字の大小で順番を決めます。
その結果、「2017121（二百一万七千百二十一）」と「20161212（二千十六万千二百十二）」では、「2017121（二百一万七千百二十一）」の方が小さいですから、「2017121_京都旅行_花子さんと」が先に来てしまいます。
ファイルの場合も同様です。
これも、まだあまり実感できないかもしれませんが、ファイルの先頭に日付が入っていると、整列されるのももちろんですが、あとから見返したときに非常にありがたいことが多いです。
特に仕事ではかなり重要です。
仮に「お客様説明資料」というファイルがあったとして、それが2年前に作られたものなのか、1週間前に作られたものなのかで話がだいぶ変わってくると思います。
2年前に作られた資料だと、現状・背景や中で使われている売り上げの数値など、重要な要素がだいぶ変わっているはずです。
ファイル名を見た瞬間にそれがわかれば、そういった視点で資料を見ることができますし、場合によっては参考にしながら作り直す方が良いと判断できるかもしれません。
仕事ができる人はこういった細かいことをきっちりしているので、1つ1つの仕事のスピードで徐々に周囲に差をつけ、年単位で見ると圧倒的な結果の差を生み出しています。
だからこそ周囲から人気者になり、なぜか飲み会などにも顔を出しているのに仕事が進んでいて、出世レースで圧勝し、同僚を部下にして命令できるようになります。
・・・また話が飛びましたが、フォルダやファイル名の先頭にはできる限り8桁の日付をつけてください。
もちろんつけなくていいものも多いです。
例えば、ミュージックというフォルダに日付をつける必要はないでしょうし、そこに入っているクラシック音楽の音声ファイルにもつける必要は普通はないでしょう。
ですが、これも人によります。
ある時期に音楽にはまって、3か月くらい様々な音楽をダウンロードしたり購入したりしたなら、それらの音楽をまとめて日付をつけたフォルダに入れておくのはありです。
そうすると、数年後に見返したときに、「あの時期に集めた音楽か・・・こういうのあったな」と思い出すことができます。
というわけで、先頭に日付をつけるのはケースバイケースなのですが、少なくとも何かのイベントや出来事に関連している場合は必ずつけた方がいいと思います。
仕事上では、ほぼ間違いなくつけた方が効果的です。
3．思い出すためのキーワード（アンカー）をつける（フォルダ、ファイル両方）
3つ目のマインドセットは直観的にわかりやすいと思います。
ある意味当然ですが、フォルダやファイルにはそれが何なのかわかりやすいキーワードを入れた名前をつけます。
単に「メモ.txt」という名前のファイルがあると、開くまで何が書いてあるかわかりません。
一方、「Webサイトに関係するIDとパスワードのメモ.txt」というファイル名であれば、それだけで内容が分かります。
そして、実際に関係するサイトにログインしようとしたときに、そのファイルを見ればいいこともすぐにわかりますから、「あれーどうやってログインするんだっけ・・・」というこれまた人生の無駄な時間も減るでしょう。
このような思い出すためのトリガーとなる単語や動作を心理学ではアンカーといいます。
フォルダやファイルには、それを見ただけで中身が何となく頭に浮かんでくるアンカーを含んだ名前を付けましょう。
以上が3つのマインドセットです。
■最後はあなたのルールを作る
このページでは、パソコンの中を整理して使うことで人生の時間を無駄にしなくて済むこと、そしてそのための3つのルール・マインドセットとやり方について紹介しました。
3つのルールを意識していれば、パソコンの中がぐちゃぐちゃで「どこに何があるかわからない！」という状態にならずに済みます。
人生の時間を無駄に浪費することがなくなり、仕事でも上司に評価され奥さんにもかっこつけることができるわけです。
最後に、3つのルールをどうやって適用していくかはあなたの匙加減ですから、最終的にはあなたがやりやすいように整理していってください。
私が紹介した以上に細かくフォルダを分けるのもありだと思いますし、逆にもっとおおざっぱでもいいと思います。
思い出すためのキーワードをどれくらい入れるかも自由です。
それこそ、キーワードでなく説明文をフォルダ名やファイル名にするのもありです。
パソコンの中を整理する目的はあなたの時間を無駄にしないこと、ストレスフリーでパソコンを使うことです。
3つのルールを意識しながら、あとはあなたが「やりやすい」と思うやり方を見つけていってください。